WhatsApp Business untuk UMKM: Cara Mengatur Pesanan, Katalog, dan Pelanggan agar Lebih Rapi

WhatsApp sering menjadi tempat pelanggan bertanya, melihat produk, hingga memesan barang. Namun, ketika pesan mulai menumpuk, pemilik UMKM bisa kesulitan mengatur pesanan dan melayani pelanggan.

WhatsApp Business menyediakan fitur yang membantu mengelola komunikasi, mulai dari katalog produk, pesan otomatis, hingga pengelompokan pelanggan. Berikut cara memanfaatkannya agar aktivitas usaha lebih rapi.

1. Rapikan Profil Bisnis

Sebelum membeli, pelanggan biasanya ingin mengetahui siapa penjualnya, produk apa yang ditawarkan, dan kapan mereka bisa menghubungi usaha tersebut.

Buka bagian Profil bisnis, kemudian lengkapi informasi berikut:

• Nama dan kategori usaha.
• Foto profil atau logo.
• Deskripsi bisnis.
• Alamat usaha.
• Jam operasional.
• Email dan situs web jika tersedia.

Gunakan deskripsi yang menjelaskan produk atau layanan secara langsung. Hindari kalimat promosi yang terlalu panjang.

Contoh deskripsi:

«Barumut menyediakan produk digital, e-book, dan template untuk membantu kebutuhan usaha dan kreator. Temukan berbagai solusi digital melalui barumut.com.»

2. Susun Katalog sebagai Etalase Produk

Pelanggan tidak selalu ingin bertanya satu per satu mengenai produk dan harga. Katalog membantu mereka melihat pilihan yang tersedia.

Buka menu Katalog, pilih Tambah item, kemudian masukkan foto, nama produk, harga jika tersedia, dan deskripsi.

Sebagai contoh, Barumut dapat menampilkan:

• DailyLog – aplikasi pencatat kebiasaan harian.
• Template Desain UMKM – template untuk kebutuhan promosi.
• E-book Produktivitas – panduan pengembangan kebiasaan produktif.
• Paket Hemat Digital – beberapa produk dalam satu paket.

Mulailah dengan produk yang paling sering ditawarkan. Gunakan gambar yang jelas dan pastikan informasi harga maupun deskripsi selalu diperbarui.

3. Siapkan Pesan Salam Otomatis

Ketika pelanggan pertama kali menghubungi bisnis, kamu bisa menggunakan fitur Pesan salam untuk memberikan sambutan otomatis.

Aktifkan melalui Fitur bisnis → Pesan salam, lalu tulis pesan yang sesuai dengan kebutuhan usaha.

Contoh pesan Barumut:

«Halo, selamat datang di Barumut!
Terima kasih sudah menghubungi kami. Kami menyediakan produk digital, e-book, template, dan berbagai kebutuhan kreator.
Silakan ketik /menu untuk melihat katalog produk atau sampaikan pertanyaanmu. Kami akan segera membantu.»

Pesan salam membantu pelanggan mendapatkan informasi awal tanpa harus menunggu admin mengetik balasan. Fitur ini memiliki ketentuan pengiriman, misalnya kepada pelanggan yang menghubungi untuk pertama kali atau setelah tidak aktif selama 14 hari.

4. Atur Pesan di Luar Jam Operasional

Jika tidak selalu bisa membalas pesan, aktifkan fitur Pesan di luar jam kerja.

Atur jadwal pengiriman dan tulis pesan yang menjelaskan kapan pelanggan bisa mendapatkan balasan.

Contoh pesan:

«Terima kasih sudah menghubungi Barumut.
Saat ini kami sedang berada di luar jam pelayanan. Pesanmu sudah kami terima dan akan kami balas kembali pada jam operasional berikutnya.
Kamu tetap bisa mengunjungi barumut.com untuk melihat informasi dan produk yang tersedia.»

Dengan begitu, pelanggan mendapatkan kepastian bahwa pesan mereka sudah diterima meskipun admin belum bisa membalas.

5. Simpan Jawaban melalui Balasan Cepat

Ada pertanyaan yang sering berulang dalam bisnis, seperti harga, cara pemesanan, dan informasi produk.

Daripada mengetik jawaban yang sama berkali-kali, gunakan fitur Balasan cepat.

Contoh jawaban yang bisa disimpan:

/harga

«Untuk melihat harga dan pilihan produk, silakan periksa katalog WhatsApp kami.»

/website

«Kamu bisa mengunjungi barumut.com untuk melihat informasi dan produk digital yang tersedia.»

/pesan

«Silakan sebutkan nama produk yang ingin dibeli. Kami akan membantu memberikan informasi mengenai proses pemesanan.»

Untuk menggunakannya, ketik tanda garis miring (/) saat membalas pesan, kemudian pilih jawaban yang sudah disimpan.

Balasan cepat bukan chatbot yang menjawab sendiri. Admin tetap memilih dan mengirimkan jawaban kepada pelanggan.

6. Kelompokkan Percakapan Menggunakan Label

Ketika pelanggan mulai bertambah, mengingat status setiap pesanan bisa menjadi sulit.

WhatsApp Business memiliki fitur Label untuk mengelompokkan percakapan. Kamu dapat menggunakan label bawaan atau membuat kategori sendiri sesuai kebutuhan.

Contoh label untuk usaha:

• Pelanggan baru.
• Menunggu pembayaran.
• Pesanan diproses.
• Siap dikirim.
• Pesanan selesai.

Misalnya, pelanggan sudah memilih produk tetapi belum menyelesaikan pembayaran. Berikan label Menunggu pembayaran. Setelah pembayaran diterima, ubah menjadi Pesanan diproses.

Label membantu admin menemukan percakapan berdasarkan statusnya. Fitur ini hanya untuk pengelolaan internal dan tidak terlihat oleh pelanggan.

7. Hubungkan WhatsApp dengan Kanal Penjualan

Setelah profil dan katalog selesai, bagikan tautan WhatsApp Business melalui media sosial, situs web, atau materi promosi.

Untuk Barumut, informasi kontak WhatsApp dapat ditempatkan di situs barumut.com. Dengan begitu, pengunjung yang tertarik pada produk bisa langsung menghubungi admin.

Pastikan nomor yang dibagikan aktif dan pesan yang masuk diperiksa secara berkala.

Penutup

WhatsApp Business dapat membantu UMKM mengelola komunikasi dan pesanan pelanggan dengan lebih rapi. Mulailah dari profil, katalog, pesan otomatis, hingga label pelanggan.

Manfaatkan fitur yang benar-benar dibutuhkan agar pelayanan lebih teratur dan pelanggan lebih mudah mendapatkan informasi.